1、大型活动的策划方案中需要包括详细的分工和需要完成的时间。
2、 会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失。
3、一般要准备主席台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水，主席台发放的文件材料，笔，鲜花等。
4、一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场。
5、领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场。
6、所借的音响设备必须事先调试，确保万无一失，如有必要，还要准备录音笔、mp3等现场录音设备，并安排专人负责。
7、如果现场需要播放ppt，需事先将所有需播放PPT拷入笔记本电脑，放至桌面文件夹，并按次序加前缀，需要事先调试投影仪位置，调试好分辨率等。
8、 大型活动需事先制作议程PPT，一项议程一页PPT，字体大一点，可适当配相关图片，配合主持人介绍时播放议程PPT，注意电脑屏幕显示效果跟投影效果往往有较大差异，字体颜色和背景色间的对比可能需要调整。
9、 大型活动还须设签到席，派专人负责签到。
10、 所有大型活动必须安排摄影和摄像，并写新闻稿。
11、会议结束后清点物资并整理干净后才能离开现场，以免遗失所带的物资。
12、摆放席卡时，职务最高的领导的名字放在正中，职务或排名次之的领导的名字放在他左边，再次之的领导名字放在职务最高的领导的名字右边，以此类推，以下再按"左右左右"的顺序摆放。特别注意：其中左右是席卡摆放者面对观众而言。
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