在会议策划活动中，活动场地的布置关系到整个会议活动的面子问题，而给与会者留下对会议活动的第一印象，是非常重要的。
一、会议场地布置的总体要求
会议场地布置要与会议活动的内容相匹配，根据会议活动内容可把会议场地布置为：喜庆热闹的、动感活跃的、严谨商务的、高端时尚的、创新科技的等等。
二、会议场地的室外布置：会议场地的室外及入口布置可根据需要选择
1、会议背景板
2、欢迎拱门、条幅
3、彩球、鲜花、氦气球
4、地毯
5、展架、易拉宝、广告板
6、引导牌
7、灯箱
8、签到台
9、休息座椅等
三、会议场地的室内布置：会议场地的室内布置可根据需要选择
1、会标、背景板
2、主席台/听众席、舞台的布置
3、鲜花、彩球、彩带等装饰
4、音响视频设备
5、灯光、电源设备
6、茶点，可参考：会议的食品饮料安排
7、奖品、礼品、活动道具
8、桌牌、名牌
9、摄影录像设备等
会议场地需要在会议活动开始前两个小时前布置完毕，剩下的时间可用来彩排流程、安排工作人员迎宾接待等。
四、选择会议场地需要注意的因素
1、会议厅容纳人数
主席台的大小？投影设备、电源、布景、胸部麦克风、远程麦克风，相关服务如何，住宿、酒品、食物、饮料的提供，价钱是否合理，有没有空间的浪费。
2、新品发布会背景布置
主题背景板，内容含主题、会议日期，有的会写上召开城市，颜色、字体注意美观大方，颜色可以企业VI为基准，酒店是否会代为安排。
3、新品发布会酒店外围布置
如酒店外横幅、竖幅、飘空汽球、拱形门等，酒店是否允许布置，当地市容主管部门是否有规定限制等。
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