新闻发布会活动执行环节要做好哪些管理工作？-超级秀场

在新闻发布会活动策划方案通过之后，新闻发布会就进入到执行的环节--活动管理，该环节包括会前管理、现场执行、善后工作三个部分。会前管理工作部署。工作部署需要多方面协调，犹如我们组装一部精密机器，一颗小小的螺丝钉也会影响到整个机器的运转。因此，工作人员的相互协调、对工作任务的合理配置是十分重要的。

在准确落实新闻发布会的时间之后，公关公司首先要组建一个覆盖策划、文案、媒介和设计等人员的执行团队，并安排一名活动总监负责整个发布会的管理、督导和监控工作。最后还要落实所需的各种外部支持力量，并与之签订分包协议。

在启动阶段，行动方案的完善和工作进度表的编制是活动管理工作的重点，借助甘特图可以有效确保工作人员管理当前工作，协调时间进度。

记者是出席新闻发布会的重要人物之一，媒体邀请需要智力和体力的双重付出。

从实践来看，体力付出在于发布会之前的4次媒体沟通。有意向召开新闻发布会时，媒介人员就要打电话与记者联系，告知将要举办的活动并征求媒体对这个活动的看法以及参会意向。在发布会前一周半的时间向记者发出邀请函，并在发布会前的1-2天内与记者确认参会的情况，最后要在距发布会还有半天的时间用短信或电话提醒记者准时到场。

智力付出在于如何巧妙地将发布会的亮点和意义传达出去，并以一些小的神秘感引起记者的兴趣。例如，可以告诉他们将有神秘嘉宾到场，本次发布会将是全球首场发布会，或者将发布全新设计的产品等等。

如何管理新闻发布会活动

场地布置。在发布会的头一天，工作人员就要落实好场地布置的工作。如同翻译的最高境界一样，场地布置同样要符合信、达、雅。信就是准时，在规定的时间内布置完现场；达就是通畅，确保所有设备都保持通畅的状态;雅就是美观，会场要保持整洁、干净的环境。

在布置会场时，有一个与大家一同分享的小技巧：本着从大到小，从头到尾，从上到下的布置原则，即先确定大件物品的摆设然后再安排小件器材的位置;先布置完舞台再根据场地条件布置嘉宾席和记者区;从会场顶部的摆设再到桌面的整理和地面的清理。此外，准备一个垃圾袋，把一些随手的垃圾扔到里面，可以大大节省保洁工作的时间。

场地布置包括场内布置和场外布置两方面。场外布置包括场外横幅、竖幅、易拉宝、花篮以及VIP 房的布置等。在场内布置时，会场空间位置的安排要以实用为准，如小型发布会可用圆桌的形式，制造出融洽、和谐、平等的交流气氛。大型发布会可用方桌，设立发布台等。其次，工作人员还要掌握好职位高者靠前，自己人靠边、靠后的坐位布置原则，并在现场前方和后方留出足够的摄像机机位。

检查工作从外到内，从高到低，从全面到重点，注意把握好细节问题。需要提醒的是，负责保安的人员要对现场进行安全检查，特别要注意是否存在安全隐患。譬如，消防通道是否畅通、杯椅是否完好等等。

彩排。在所有准备工作完成、现场布置完毕、设备安装到位的情况下，活动总监要召集全体执行人员以及供应商到现场，按活动流程进行一次全面的彩排，检测活动人员的现场表现，各种设备的使用效果、活动时间是否合理等等，目的是让他们掌握整个会议的流程、明确各自的角色和承担的责任。

在发布会前期，至少要进行3次细致的沟通，以此确保工作人员明确职责。对主持人的把控是非常重要的。从实践看，通常要在发布会前的三到四天内把串词、会议流程等重要信息提交给主持人，并在头一天与其进行细致的沟通，沟通内容包括本次发布会的主旨、关键时间点的控制、与会领导的姓名、职位、风格和特点，以及遇到冷场或砸场时的应急手段等等，以便其在正式场合上能够控制好现场的气氛和节奏。

发布会活动现场执行

如果已经有了严格的现场演练，那么现场执行就要看工作人员的现场控制能力和应变能力。现场执行必须灵活、果断，对应急方案中没有考虑到的有关事项，要能妥善解决。此外，在发布会现场，还需要专门安排一个对整个活动非常熟悉的工作人员，以便根据要求即时调整现场。

特别需要注意的是，确保发布会现场的紧凑与连贯，并把时间严格控制在流程允许的范围内。另外，在做发布会流程时，工作人员要预留出一些时间，这样，即便是某个环节超出了预计的时间，也能够控制好整个发布会的进度。

善后工作

善后工作的好坏将会直接影响到整个活动的传播效果。工作人员除了将收拾好的道具、会议资料以及相关物品入库以外，还要做好采集现场数据（活动情况、现场效果评价等）以及现场图片、影像资料的整编工作。尽快整理出新闻发布会的所有材料，以电子版的形式提供给记者。最后就是媒体跟踪与制作活动评估报告了。